Voorraadbeheer in Excel: waarom zoveel ondernemers ermee beginnen

Bij het starten van een onderneming komt er veel op je af. Je bent bezig met producten inkopen, verkopen, prijzen bepalen en ondertussen wil je weten wat je nog op voorraad hebt. Voorraadbeheer klinkt eenvoudig, maar wie ooit misgreep op een populair product weet beter. Toch hoef je niet meteen een compleet systeem aan te schaffen. Excel is voor veel zelfstandige ondernemers het logische startpunt en met een beetje structuur kom je verrassend ver.

Wat Excel zo aantrekkelijk maakt, is de controle. Je kunt zelf bepalen hoe je je voorraad bijhoudt, welke kolommen je nodig hebt en hoe je berekeningen toepast. Zo ontstaat er een bestand dat precies past bij jouw manier van werken. En zolang je voorraad beperkt blijft, is Excel niet alleen voldoende, maar ook slim: je bouwt ermee aan inzicht, ritme en discipline.

De basis opzetten: hoe je Excel verandert in een voorraad tool

Begin met kolommen die logisch zijn: artikelnummer, productnaam, beginvoorraad, inkomende voorraad, verkopen en actuele voorraad. Met een simpele formule als =C2+D2-E2 bereken je wat er op dit moment nog beschikbaar is. Voeg daarnaast een minimumvoorraad toe en een kolom waarin je aangeeft of er besteld moet worden. Denk bijvoorbeeld aan: “JA” als de voorraad onder het minimum komt.

Wie visueel werkt, kan extra’s toevoegen. Geef cellen een kleur als een product dreigt op te raken, of gebruik filters om snel te zien welke artikelen moeten worden aangevuld. Dit soort slimmigheden zijn eenvoudig te bouwen en geven meteen overzicht. Excel voelt daardoor niet meer als een lijst, maar als een praktisch dashboard.

Slimmer automatiseren: van formules tot integraties

Hoewel Excel in de basis handmatig is, kun je veel processen automatiseren. Door dropdown menu’s beperk je invoerfouten, en met draaitabellen analyseer je snel trends in verkopen of tekorten. Sommige ondernemers gaan nog een stap verder door via Power Query koppelingen te maken met hun webshop of boekhoudpakket. Niet per se iets voor de start, maar als je iets technischer bent ingesteld, opent dat deuren.

Wat belangrijk blijft, is consistentie. Werk met vaste kolomnamen, pas geen formules zomaar aan en bewaar regelmatig een kopie van je bestand. In een klein team is het bovendien slim om afspraken te maken: wie voert wat in, en wanneer? Excel is krachtig, maar niet onverwoestbaar. het draait om goed gebruik.

Wanneer overstappen op software zoals Stocksy een slimme keuze is

Excel biedt veel, maar heeft ook grenzen. Zodra je bedrijf groeit, meerdere verkoopkanalen gebruikt of samenwerkt met anderen, ontstaat behoefte aan meer structuur en synchronisatie. Dat is het moment waarop voorraadbeheer software zoals Stocksy in beeld komt

Stocksy is ontwikkeld met het oog op ondernemers die hun voorraad in de hand willen houden zonder meteen vast te zitten aan logge systemen. Het neemt alles over wat je in Excel handmatig doet, maar dan automatisch. Van realtime synchronisatie met je webshop tot meldingen bij lage voorraad, en overzichtelijke dashboards waarmee je op basis van data beslissingen neemt.

Wat handig is: je kunt vaak gewoon beginnen met je Excel bestand als basis. Bij Stocksy kun je je bestaande voorraadlijst eenvoudig importeren, zodat je geen dubbel werk hoeft te doen. Zo blijft de stap laagdrempelig, maar neem je wél een sprong in efficiëntie.