Stel je voor: je bent op zoek naar een specifiek product – iets waar je al een tijdje naar uitkijkt. Misschien is het een paar sportschoenen die eindelijk weer te koop zijn, of die limited edition koffiemachine die in de aanbieding is. Je klikt, je bestelt, je betaalt. En dan… krijg je een mail: “Je bestelling is in backorder. We laten je weten wanneer het verzonden wordt.” Klinkt op zich niet rampzalig. Maar het roept wel vragen op: hoe lang gaat dit duren? Waarom wist ik dit niet van tevoren? En – misschien wel de belangrijkste – komt het überhaupt nog wel?

Wat je op dat moment ervaart als klant, is precies de reden waarom backorders voor webshops zo’n gevoelig onderwerp zijn. Ze zijn niet per se slecht. Maar als je er niet goed mee omgaat, kunnen ze uitmonden in een klantrelatie die je nooit meer herstelt. In dit artikel duiken we dieper in wat backorders precies zijn, waarom ze ontstaan, en wat ze kunnen betekenen voor jouw e-commerce business.

Wat is een backorder nu echt?

De term ‘backorder’ komt uit de wereld van logistiek en voorraadbeheer, maar wordt tegenwoordig vooral in e-commerce gebruikt. In de kern betekent het dat een product tijdelijk niet op voorraad is, maar nog wel besteld kan worden. De bestelling wordt dus geplaatst en geregistreerd, maar de levering volgt pas wanneer het product opnieuw beschikbaar is. Simpel, zou je denken. Toch zit er veel achter.

Een backorder ontstaat meestal omdat de vraag groter is dan verwacht, of omdat er iets misgaat in de keten: een leverancier die vertraging oploopt, een productielijn die stil ligt, of een fout in het voorraadbeheersysteem. In sommige gevallen zijn backorders gepland – bijvoorbeeld bij pre-orders van nieuwe producten – maar vaak ontstaan ze onverwacht. En dan komt het aan op hoe goed je als webshop voorbereid bent op zulke situaties.

Waarom webshops bewust kiezen voor backorders (en waarom dat riskant is)

Voor sommige bedrijven is het aanbieden van een backorder geen fout, maar een bewuste strategie. Denk aan populaire producten die vaak tijdelijk uitverkocht raken. In plaats van ‘niet leverbaar’ weer te geven, laten ze klanten alvast bestellen – met de belofte dat het item verzonden wordt zodra het binnen is. Dat klinkt klantvriendelijk, en soms is het dat ook. Je voorkomt dat mensen afhaken, en je behoudt omzet die je anders misschien kwijt zou zijn.

Maar hier schuilt ook het gevaar. Want zodra je een betaling accepteert voor iets dat je niet op voorraad hebt, verschuift de dynamiek. De klant heeft zijn of haar deel van de deal al voldaan – en verwacht dan ook iets terug. Als je dan begint met vage communicatie, onduidelijke levertijden of het simpelweg stilzwijgend uitstellen van verzending, verlies je snel het vertrouwen. En in de wereld van e-commerce, waar concurrentie letterlijk één klik verder ligt, is dat verlies vaak permanent.

De logistieke realiteit achter een backorder

Aan de achterkant van je webshop is een backorder niet zomaar ‘even wachten op nieuwe voorraad’. Het vraagt om organisatie, communicatie en planning. Je moet weten wanneer het product weer beschikbaar is, of die datum betrouwbaar is, en of je leverancier kan leveren wat beloofd is. Zeker als je met internationale leveranciers werkt, kunnen factoren zoals transport, douane en productiecapaciteit roet in het eten gooien.

Daarnaast moet je systeem kunnen bijhouden welke orders nog openstaan, welke klanten al betaald hebben, en wanneer je updates moet sturen. En dan hebben we het nog niet eens gehad over klantenservice. Die moet in staat zijn om vragen te beantwoorden, inschattingen te geven en soms zelfs teleurstellingen op te vangen. Als je dit allemaal niet strak hebt ingericht, ontstaat chaos. En chaos leidt zelden tot tevreden klanten.

De klantbeleving: het echte pijnpunt

Soms hoor je ondernemers zeggen: “Ach, het zijn er maar een paar. Dat is verwaarloosbaar.” Maar zo werkt merkperceptie niet. Eén slechte ervaring kan leiden tot een negatieve review, die vervolgens honderden potentiële klanten beïnvloedt. In een tijd waarin consumenten massaal op reviews vertrouwen, is je reputatie kwetsbaar. En backorders, als ze slecht worden gemanaged, kunnen funest zijn.

Andersom geldt gelukkig ook: als je transparant bent, snel reageert, en zelfs een stapje extra zet – denk aan een korting, een extraatje of een persoonlijke update – dan kunnen backorders juist je betrouwbaarheid versterken. Klanten snappen heus wel dat dingen mis kunnen gaan. Ze willen alleen niet het gevoel hebben dat je hen vergeet zodra het geld binnen is.

Financieel voordeel – of toch een sluipende kostenpost?

Er zijn bedrijven die backorders als verdienmodel gebruiken. Minder voorraad betekent minder opslagkosten, minder kapitaal vast in producten. Maar dit model werkt alleen als je marges voldoende ruimte laten voor fouten, verzendvertragingen en retourkosten. Want zodra klanten massaal annuleren, of je meerdere keren per bestelling moet verzenden, beginnen de kosten zich op te stapelen.

Bovendien zit er een minder zichtbare kostenpost aan: je merkwaarde. Een eenmalige frustratie kan tientallen euro’s aan toekomstige omzet kosten. Denk aan herhaalaankopen die nooit meer komen, of klanten die afhaken en niet terugkomen. Daar zit de echte pijn, en die zie je niet direct in je boekhouding.

Conclusie: kun je beter geen backorders aanbieden?

Dat hoeft niet per se. Backorders kunnen een nuttig instrument zijn in je e-commerce strategie – mits goed toegepast. Het begint bij transparantie: wees open over levertijden, ook als ze wat langer zijn. Zorg voor betrouwbare data uit je supply chain. Houd klanten op de hoogte. En misschien wel het belangrijkste: neem de ervaring van je klant net zo serieus als de transactie zelf.

Gebruik backorders dus niet als excuus, maar als service. Zie het als een belofte die je wél nakomt. Dan hoeft een tijdelijk leeg magazijn niet te leiden tot een lege toekomst.